الفصل الحادي عشر | إدارة التوريد والموردين والمشتريات
قائمة المشتريات والموردين (Purchases & Vendor Management)
تُدير قائمة المشتريات في برنامج الأفضل ERP دورة المشتريات وسلاسل الإمداد المتكاملة بدءاً من تسجيل الموردين ومجموعاتهم وتصنيف شروط السداد، مروراً بأوامر الشراء المعتمدة، وفواتير المشتريات الضريبية (سلعية وخدمية)، وانتهاءً بمرتجعات الشراء وإشعارات الخصم وكشوف حساب الموردين والتحليلات الرقابية.
دورة الشراء القياسية في برنامج الأفضل ERP:
- تسجيل المورد (F006): إثبات البيانات التجارية والضريبية والحد الائتماني وشروط السداد.
- أمر الشراء (F011): توجيه طلب توريد رسمي للمورد بالكميات والأسعار المتفق عليها (مستند تعاقدي غير محاسبي).
- استلام البضاعة (إذن استلام): فحص البضاعة وتوريدها للمخزن مع ضبط تاريخ الصلاحية.
- فاتورة المشتريات (F013): إثبات الاستحقاق المالي الدفتري واحتساب ضريبة المدخلات (Input VAT).
- مرتجع المشتريات (F014): رد البضائع التالفة أو المخالفة للمواصفات وتخفيض مديونية المورد تلقائياً.
- شراء الخدمات (F079): معالجة فواتير المصروفات والخدمات المشتراة دون التأثير على كميات المخزون.
الشاشة التأسيسية لفتح حساب مورد جديد في النظام وربطه آلياً بدليل الحسابات العام وميزان المراجعة.
الشكل 11.1: شاشة بيانات الموردين F006 لتسجيل الأرقام الضريبية وشروط الدفع والائتمان
أهم الحقول والبيانات الرقابية:
- كود واسم المورد: الترقيم التلقائي والاسم القانوني المسجل في السجل التجاري.
- الرقم الضريبي (Tax ID / VAT): إلزامي للإقرار الضريبي واسترداد ضريبة المدخلات من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA).
- شروط السداد ومهلة الدفع: تحديد مدة الائتمان المتفق عليها (نقدي، 30 يوماً، 60 يوماً).
- حد الائتمان (Credit Limit): الحد الأقصى لرصيد المديونية المسموح للمنشأة تجاه هذا المورد.
- الرصيد الافتتاحي: المديونية السابقة المستحقة للمورد عند بدء استخدام برنامج الأفضل.
تصنيف الموردين وفق طبيعة النشاط أو النطاق الجغرافي (موردين محليين، شركات استيراد خارجية، مقاولو خدمات، شركات شقيقة) لتسهيل الفلترة واستخراج التقارير التحليلية المجمعة.
الشكل 11.2: شاشة مجموعات الموردين لتصنيف قنوات التوريد ومتابعة أرصدتها
إصدار وثيقة أمر الشراء (Purchase Order - PO) لإرسالها رسمياً للمورد متضمنة الأصناف والكميات المطلوبة والأسعار المتفق عليها وتاريخ ومكان التوريد.
الشكل 11.3: شاشة أمر الشراء F011 لإصدار طلبات التوريد ومتابعة الأوامر المفتوحة
طبيعة أمر الشراء: أمر الشراء مستند تخطيطي ورقابي؛ لا يولد قيوداً محاسبية ولا يغير كميات المخزون حتى يتم تحويله إلى إذن استلام أو فاتورة مشتريات فعلية.
الشاشة المركزية لإثبات الشراء الفعلي. تدعم الشراء النقدي أو الآجل، واستدعاء أوامر الشراء أو أذون الاستلام المسبقة بضغطة زر واحدة.
الشكل 11.4: شاشة فاتورة المشتريات F013 - معالجة الضرائب، الخصومات، والكميات المجانية
الأثر المحاسبي والمخزني المزدوج لفاتورة المشتريات:
| الجانب |
الحساب المتأثر |
الأثر في النظام |
| طرف مدين (+) |
حـ/ مخزون البضاعة (الجرد المستمر) |
زيادة قيمة وأرصدة المخزون بالمستودع المحدد وتحديث متوسط التكلفة. |
| طرف مدين (+) |
حـ/ ضريبة القيمة المضافة (مدخلات قابلة للخصم) |
تسجيل قيمة الضريبة المسددة للمورد للمطالبة بخصمها في الإقرار الضريبي. |
| طرف دائن (-) |
حـ/ المورد (في الآجل) أو حـ/ الصندوق/البنك (في النقدي) |
زيادة التزام مديونية المورد في كشف حسابه أو خفض رصيد النقدية فورياً. |
معالجة رد البضائع للمورد لوجود عيوب تصنيع أو مخالفة للمواصفات. يتم إنشاء إشعار مدين (Debit Note) رسمي معتمد ضريبياً.
الشكل 11.5: شاشة مرتجع المشتريات F014 لخصم البضاعة المردودة من المخزن وتخفيض مديونية المورد
الأثر التلقائي للمرتجع: خفض فوري لكميات البضاعة من المخزن، وتخفيض رصيد حساب المورد بالقيمة الإجمالية، وعكس ضريبة القيمة المضافة الخاصة بالكميات المردودة.
مخصصة لإثبات الفواتير الضريبية للخدمات المقدمة من الموردين (مثل خدمات النقل، الشحن، الاستشارات، صيانة المعدات، الإعلانات، استئجار المقار) والتي لا تتضمن حركة بضائع على المستودعات.
الشكل 11.6: شاشة فاتورة شراء الخدمات F079 لتسجيل المصروفات الخدمية الضريبية
وتتيح شاشة مرتجع شراء خدمات تسوية أي فروق أو خصومات ممنوحة لاحقاً على الفواتير الخدمية.
الشكل 11.7: شاشة مرتجع شراء خدمات لإثبات إشعارات الخصم الخدمية
يوفر البرنامج باقة تقارير تحليلية ورقابية لحركة المشتريات:
1. نموذج أمر الشراء المطبوع
الشكل 11.8: نموذج أمر الشراء الرسمي الموجه للمورد مع الترويسة والشروط
2. تقرير أداء المورد (Vendor Performance Analytics)
يحلل التزام المورد بمواعيد التوريد، إجمالي المشتريات السنوية منه، نسبة المرتجعات، وتطور أسعار السلع الموردة لمساعدة إدارة المشتريات في التفاوض على أسعار وشروط أفضل.
الشكل 11.9: تقرير تحليل أداء المورد وحجم التعاملات ونسب الالتزام
إرشادات الأفضل لإدارة مشتريات ناجحة:
- تدقيق الرقم الضريبي: تأكد دائماً من صحة الرقم الضريبي للمورد (15 رقماً) لضمان قبول الفاتورة لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وعدم رفض خصم ضريبة المدخلات.
- ربط فواتير الشراء بأذون الاستلام: استورد دائماً بيانات الفاتورة من إذن الاستلام لضمان مطابقة ما تم تسليمه في المستودع مع ما تم احتسابه محاسبياً.
