دليل استخدام البرنامج

pic5

قائمة الإشعارات

pic5

إشعارات سطح المكتب
رسائل التحذير الآلى :
pic5
يتوفر بالبرنامج نظام اشعارات التحذير الآلى وهى تستخدم فى اشعار المستخدم ببعض البيانات الهامة مثل عدد المنتجات التى انتهت صلاحيتها على الانتهاء ، وعدد المنتجات التى اوشكت على الانتهاء ومواعيد سداد اوراق القبض والدفع
الاشعارات :
pic5
هى عبارة عن اشعارات تظهر بشكل تلقائى على هيئة مربع اسفل الشاشة وينشط كل 60 دقيقة والغرض منه هو تذكر بعض الاجراءات الهامة مثل مواعيد سداد اوراق القبض او الدفع او متابعة المنتجات التى قاربت صلاحيتها على الانتهاء او التى قاربت على النفاذ من المخازن

اشعارات الرسائل القصيرة
خاصية الرسائل القصيرة SMS من خلالها يمكن للنظام ان يقوم بارسال رسالة قصيرة تلقائياً بشكل يومى وفى وقت معين تقوم بتحديده . وهذه الرسالة القصيرة عبارة عن تقرير مصغر يفيد بحجم مبيعاتك اليومية pic5
ولتشغيل الخدمة يجب اولاً فتح حساب فى موقع SMSBulko مقدم خدمة الرسائل القصيرة الجماعية ويمكن الوصول اليه عبر الرابط التالى www.smsbulko.com وبعد ذلك نقوم بفتح اعدادات اشعارات الرسائل القصيرة
ستظهر لك شاشة تسجيل الدخول بالموقع كالتالى
pic5
بعد ذلك قم بادخال اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصة بحسابك ثم اضغط تسجيل الدخول . وبعدها ستظهر لك صفحة يظهر بها اختيارين احدهما Allow وذلك لقبول عملية الربط بين الحساب وبرنامج الافضل والآخر Deny لرفض عملية الربط pic5
بعد ذلك قم بادخال اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصة بحسابك ثم اضغط تسجيل الدخول . وبعدها ستظهر لك صفحة يظهر بها اختيارين احدهما Allow وذلك لقبول عملية الربط بين الحساب وبرنامج الافضل والآخر Deny لرفض عملية الربط
pic5
وبعد الضغط على Allow ستظهر لنا شاشة تفيد بان عملية الربط قد تمت بنجاح وبعد ذلك نقوم بالرجوع مرة اخرى لبرنامج الافضل ونضغط على زر انهاء فى شاشة الرسائل القصيرة ستظهر لك رسالة تفيد بانه تم الحصول على صلاحية الربط بين خدمة الرسائل القصيرة بالبرنامج وبين الحساب بموقع SMS Bulko
pic5
pic5
وبذلك نكون قد انتهينا من عملية ربط نظام اشعارات الرسائل القصيرة المتوفر ببرنامج الافضل بحسابك على موقع smsbulko.com ومن ثم تستطيع استخدام الخدمة مباشرة من خلال برنامج الافضل كالتالى:

أولاً : الرسائل القصيرة
يمكنك استخدام الرسائل القصيرة بعد ربطها بحسابك بموقع الخدمة فى ارسال رسائل الى مجموعة من الارقام سواء ان كانت داخل الدولة نفسها او ارقام دولية ويتم ارسال الرسالة باسم المرسل الذى قمت بتحديده اثناء انشاء حسابك بموقع SMSBulko فما عليك الا ان تحدد اسم المرسل والدولة التى سيتم التابع لها الارقام المراد ارسال الرسالة لها ثم كتابة ارقام الجوال فى المربع الخاص بها ثم نضغط على زر التالى لاكمال عملية الارسال وكتابة الرسالة وبعد الانتهاء من كتابة الرسالة نقوم بالضغط على ارسال لارسال الرسالة .
pic5
اضافة المجموعات
يمكنك تقسيم الارقام الى مجموعات وخصوصاً مثل مجموعات العملاء او الموردين والاصدقاء والعائلة ولاضافة مجموعة ارقام باسم عملاء الاقساط يتم ذلك بالضغط على علامة إضافة pic5 فتظهر لنا شاشة بيانات المجموعة فنقوم بكتابة البيانات التعريفية للمجموعة ثم نضغط على زر حفظ المجموعة
pic5
ويمكنك التعديل على المجموعة بعد حفظها نحدد المجموعة ثم نضغط على زر تعديل pic5 ولحذف المجموعة نضغط على زر pic5 ولارسال الرسالة الى مجموعة نحدد المجموعة ثم نضغط على زر التالى فتظهر لنا شاشة ارسال الرسالة مع ملاحظة انه يتم ازالة الارقام المكررة او الخطأ من المجموعة ويتم فقط اضافة الارقام الصحيحة فى عملية الارسال وبعد ذلك نقوم بكتابة الرسالة ثم نضغط على زر ارسال
pic5
الأرشيف
يمكنك الاطلاع على سجل الرسائل التى تم ارسالها وعدد الارقام وتكلفة الرسالة وطول الرسالة اذا كانت رسالة واحدة او اكثر من رسالة واسم الراسل وذلك من خلال الارشيف ويظهر كما هو موضح بالشكل
pic5

شحن رصيد SMS
يتم شحن رصيد الحساب من خلال كتابة رقم كارت الشحن الذى يتم الحصول عليه من خلال مزود الخدمة فى المربع الخاص بكارت الشحن ثم الضغط على شحن فيتم شحن الرصيد تلقائياً خلال 24 – 48 ساعة
pic5

رصيد الحساب
يمكنك معرفة رصيد حسابك من خلال شاشة الرصيد كما بالشكل التالى :
pic5

اعدادات الرسائل القصيرة
يمكنك ظبط اعدادات الرسائل القصيرة من خلال شاشة الاعدادات حيث يمكنك معرفة اسم المستخدم وتغيير او اضافة اسم المرسل مع التحكم فى لغة واجهة المستخدم وبعد الانتهاء من ظبط تلك الاعدادات نضغط على حفظ
pic5

ثانياً ارسال رسالة قصيرة للعملاء والموردين :
يمكنك اختيار مجموعة عملاء او موردين معينة فيتم اظهار بياناتهم فى الجزء الايسر حيث سيتم عرض كود العميل او المورد والاسم والمجموعة التابع لها العميل / المورد ، المحمول ، الدولة ويمكنك اختيار او استبعاد عملاء او موردين من عملية الارسال ثم قم بكتابة نص الرسالة فى مربع الرسالة وبعدها اضغط على ارسال
pic5
ثانياً اعدادات الرسائل القصيرة
يمكنك استخدام اعدادات الرسائل القصيرة فى التحكم فى عملية الارسال التلقائى لإشعارات الرسائل القصيرة التى يقوم بارسالها البرنامج حيث تنقسم هذه الاعدادات الى ثلاثة اقسام وهى العملاء والموردين والادارة
رسائل العملاء :
pic5
يمكن من خلال البرنامج ارسال رسالة قصيرة تلقائية للعملاء عند عمل الاجراءات الاتية
عند انشاء فاتورة جديدة : فيقوم البرنامج بارسال رسالة قصيرة على رقم العميل محتواها تم عمل فاتورة جديدة بمبلغ ..... ج.م .
عند انشاء ايصال سداد نقدية فيتم ارسال رسالة تفيد بعملية السداد وقميمة المبلغ المسدد
وايضاً عند تجاوز العميل الحد الائتمانى المخصص له
وايضاً عند اقتراب سداد اوراق قبض وهى مفيدة فى حالة تحصيل اقساط العملاء
وايضاً عند سداد اوراق قبض فيتم ارسال رسالة للعميل تفيد باتمام عملية السداد وقيمة المبلغ المسدد
بالاضافة الى امكانية ارسال البرنامج رسالة قصيرة للعميل لتهنئته بعيد ميلاده وذلك بناءاً على تاريخ الميلاد الذى يقوم بادخاله فى شاشة تعريف العملاء
فما عليك غير انك تقوم بتحديد الاجراءات المراد ارسالها بشكل دورى للعملاء ثم الضغط على زر حفظ
رسائل الموردين
pic5
يمكنك ارسال اشعارات رسائل قصيرة الى الموردين فى الاجراءات الاتية
*عند انشاء ايصال صرف نقدية : فيتم ارسال رسالة محتواها تم عمل ايصال صرف نقدية لكم بقيمة .....
* عند انشاء سداد أوراق دفع : فيتم ارسال رسالة محتواها تم سداد ورقة دفع بقيمة .... .
فقم بتحديد الاجراء الذى تريد ارساله بشكل دورى للمورد ثم اضغط على زر حفظ لهذه الاعدادات
رسائل الادراة
pic5
يمكن استخدام الادارة خاصية اشعارات الرسائل القصيرة بالبرنامج حيث يمكن للادارة استقبال اشعارات على الهاتف الجوال يومياً فى ساعة محددة مثل ارسال اجمالى مبيعات الاصناف يومياً والعائد من بيعها وكذلك اجمالى مبيعات الخدمات يومياً والعائد من بيعها
بالاضافة الى اجراءات اخرى من شأنها متابعة ادخالات مستخدمى البرنامج مثل
pic5
*ارسال رسالة قصيرة للادارة فى حالة عمل فاتورة لعميل تجاوز الحد الائتمانى
ملاحظة يجب تحديد رقم الهاتف التى ستتم عليه عملية الارسال وكذلك الدولة التابع لها هذا الهاتف حيث يمكن استخدام هذه الخدمة فى اى مكان بالعالم حتى تتمكن الادارة من متابعة هذه الاجراءات من اى مكان بالعالم
*بالاضافة الى ارسال رسالة قصيرة للادارة فى حالة تجاوز احد الاصناف حد الطلب
* ارسال رسالة قصيرة للادارة فى حالة حذف احد المستخدمين فاتورة مبيعات
* ارسال رسالة قصيرة للادارة فى حالة تعديل فاتورة المبيعات
وبعد ظبط تحديد الاجراءات وظبط الاعدادات الخاصة بها نقوم بالضغط على حفظ

إشعارات البريد الالكترونى
pic5
فى كثير من الاحيان نحتاج الى ارسال تقارير او اشعارات عبر البريد الالكترونى على سبيل المثال ارسال تقرير الخزينة اليومى الى مدير الشركة ولتشغيل الخدمة لابد اولاً من ظبط اعدادات البريد الالكترونى

إعدادات البريد الالكتروني
pic5
لكى يتم استخدام خاصية الاشعارات عبر البريد الالكترونى لابد من ظبط اعدادات البريد الالكترونى بان نقوم بادخال بيانات البريد الالكترونى الذى سيستخدم فى عملية الارسال Sender Mail مثل وبعدها نقوم باختيار السيرفر مقدم خدمة البريد الالكترونى مثل yahoo.com او hotmail.com او gmail.com
ثانياً :
عند اتمام عملية تحديد sender email يتم ملء البيانات الخاصة بالبريد الالكترونى كما هو موضح بالشكل السابق ستجد انه تم تحديد SMTP البروتوكول الذى يتحكم وينظم عملية الارسال عبر اى بريد الالكترونى حيث عندما نقوم باختيار yahoo.com يكون SMTP الخاص به smtp.mail.yahoo.com وهكذا عند اختيار اى بريد الكترونى لابد من تحديد SMTP وبعد ذلك يتم اكمال باقى البيانات الخاصة بالبريد الالكترونى بتحديد Port وتحديد Password الايميل وبعد الانتهاء من ادخال كافة الاعدادات نقوم بالضغط على حفظ لحفظ الاعدادات

إعدادات اشعارات البريد الالكترونى
يمكنك ظبط اعدادات اشعارات البريد الالكترونى لكى تقوم بعمليات الارسال التلقائى لبعض اجراءات البرنامج على هيئة اشعارات او تقارير تصل الى العملاء او الموردين او الادارة كالتالى

أولاً اشعارات العملاء
pic5
يمكنك تحديد احد الاجراءات الاتية لارسالها بشكل تلقائى للعميل وهى
*عند عمل فاتورة بيع يتم ارسال رسالة بريد الكترونى للبريد الالكترونى للعميل الذى
تم تسجيله فى شاشة تعريف العملاء عند تعريف بيانات العميل برقم وقيمة فاتورة البيع
*عند تعديل فاتورة مبيعات يتم ارسالها فى حالة الرغبة فى اخطار العميل بوجود تعديل فى فاتورة مبيعات قد تم اصدارها من قبل
*عند عمل امر بيع او عرض اسعار تفيد فى اخطار العميل بتنفيد امر بيع او عرض اسعار له
*عند تجاوز الحد الائتمانى يتم ارسال اشعار للعميل عند تجاوزه الحد الائتمانى
وبعد الانتهاء من ظبط الاعدادات نضغط حفظ لحفظ هذه الاعدادات

ثانياً اشعارات الموردين
pic5
يمكنك استخدام اشعارات البريد الالكترونى للموردين وذلك فى حالة الاجراءات الاتية
*عند عمل امر شراء فيتم ارسال اشعار للمورد يفيد بانه قد تم عمل امر شراء على حسابه لكى يقوم بتنفيذه
*عند تعديل امر شراء يتم ارسال اشعار للمورد على البريد الالكترونى الخاص به يفيد بانه قد تم تعديل امر الشراء الذى تم اصداره من قبل
وبعد الانتهاء من ظبط الاعدادات نضغط حفظ لحفظ هذه الاعدادات

ثالثاً اشعارات الادارة
pic5
يمكن استخدام خاصية الاشعارات عبر البريد الالكترونى فى ارسال اشعارات تلقائية فى توقيت معين او عند حدوث اجراء معين الى البريد الالكترونى لاى من المديرين او صاحب المنشأة التجارية فيمكنك اختيار اى من الاجراءات الاتية
*تقرير يومية الخزينة ويمكن ارساله يومياً بشكل تلقائى بتحديد البريد الالكترونى المرسل اليه والتوقيت الذى سيتم فيه عملة الارسال
* تقرير عائد فواتير اصناف ايضاً يمكن ارساله تلقائياً يومياً فى توقيت معين تقوم بتحديده والى بريد الكترونى معين
* عند عمل فاتورة لعميل تجاوز الحد الائتمانى فعند عمل فاتورة لعميل تجاوز الحد الائتمانى يتم ارسال بريد الكترونى الى الايميل الذى يتم تحديده فى شاشة الادارة تلقائياً
وايضاً بنفس الطريقة يتم تحديد الاجراءات الاتية
تعديل فاتورة عميل – تجاوز احد الاصناف حد الطلب – الميزانية وقائمة الدخل عند غلق السنة المالية
وبعد الانتهاء من ظبط الاعدادات نضغط حفظ لحفظ هذه الاعدادات

اشعارات الاتصال عبر الهاتف
للتحكم فى تفعيل خاصية اعدادات رقم المتصل والتى سبق التنويه عنها فما عليك الا ان تقوم بتفعيل اعدادات رقم المتصل بسحب المربع المشار اليه بالشكل المقابل جهة اليمين فتصبح الخاصية مفعلة كما هو موضح بالشكل المقابل .
pic5
أو سحبه جهة اليسار لايقاف تشغيل الخاصية

المكالمات الفائتة
تحتاج بعض الانشطة التجارية وخصوصاً التى تعتمد فى عملها على خدمات التوصيل الى المنازل والبيع عبر الهاتف أو ما يعرف بـ Tele Sales الى خدمة التعرف على رقم المتصل وهى تعرف باسم Caller ID وهى تستخدم فى التعرف على هوية الشخص المتصل سواء ان كان عميل او مورد بناءاَ على تقنية استخدام كارت فاكس معين يتم تركيبه بجهاز الكمبيوتر ثم توصيل خط التليفون بهذا الكارت فعند استخدام هذه الخاصية لاول مرة سيتطلب منك تفعيل الخدمة اولاً فتظهر لك مربع حوارى بهذا الشكل
pic5
فلتفعيل الخدمة نضغط على زر Yes فيتم تفعيل الخدمة ثم تظهر الشاشة التالية
pic5
فعند اتصال العميل او المورد سيظهر رقمه فى الشاشة ويظهر ايضاً بعض البيانات الخاصة به مثل رصيد حسابه ومعرفة الموقف المالى لهذا العميل قبل اتخاذ اى اجراء جديد معه . كما انك تستطيع تسجيل فاتورة بيع او فاتورة خدمات لهذا العميل مباشرة من هذه الشاشة

pic5