الدورة المستندية للمدفوعات

هل تحاول معرفة أفضل طريقة لتتبع نفقاتك والاحتفاظ بسجل دقيق؟ إذا كان الأمر كذلك، فإن منشور المدونة هذا يناسبك! سنلقي نظرة على الأنواع المختلفة لدورات الدفع المستخدمة بشكل شائع عند إعداد الميزانية لفيلم وثائقي ونوضح كيفية عملها.

مقدمة في الدورة الوثائقية

الدورة المستندية هي المرحلة الأولى من الدورة المحاسبية. وهي تمثل السفن التي أُرسلت فيها الوثيقة منذ تحريرها، وتتضمن جمع المستندات من قبل البائع. يسمح إجراء التحصيل المستندي للبائع بإعطاء تعليماته المصرفية لإرسال المستندات المتعلقة بالتجارة إلى البنك. تقدم هذه المقالة مقدمة لخطابات الاعتماد المستندية، وهي نوع من التمويل التجاري المستخدم في الأعمال التجارية الكبيرة.

الخطوة 1: فتح الإدخالات

الخطوة الأولى في الدورة المستندية للمدفوعات هي فتح الإدخالات. يتضمن ذلك تسجيل تفاصيل المعاملات التي تمت بين الأطراف المشاركة في المعاملة. وهذا يشمل تسجيل شراء وبيع البضائع، وكذلك تحويل الأموال. بمجرد فتح الإدخالات، يمكن أن تبدأ عملية تسجيل المدفوعات. ستسجل إدخالات دفتر اليومية التي تم إجراؤها خلال هذه المرحلة جميع المدفوعات التي تم إجراؤها، بالإضافة إلى المبالغ التي تم تضمينها في كل معاملة.

الخطوة 2: تسجيل النقد والنقد

من أجل إدارة عمل ناجح، من المهم أن يكون لديك سجلات دقيقة لجميع المعاملات. هذا هو المكان الذي يأتي فيه جهاز تسجيل النقد. السجل النقدي هو جهاز لتسجيل مبالغ الدفع والتعامل مع النقد في بيئة البيع بالتجزئة. يتم تسجيل المعاملات عن طريق إدخال النقد أو إصدار الإيصالات أو مسح الرموز الشريطية. بعد تسجيل المعاملات، يجب موازنة السجل النقدي لضمان بقاء المبلغ الصحيح للمال. تُعرف هذه العملية بإغلاق الدرج.

الدورة المستندية للمدفوعات هي دورة يجب على الشركات أن تمر بها من أجل الحفاظ على سجلات دقيقة. تتضمن الدورة المستندية للمدفوعات الخطوات التالية: الشراء والاستلام والمعالجة والدفع. يجب إكمال كل خطوة من هذه الخطوات بترتيب معين لكي تحتفظ الشركة بسجلات دقيقة. إذا تم تخطي أي خطوة، فسيتم إنتاج سجلات غير دقيقة.

الخطوة الأولى في الدورة المستندية للمدفوعات هي الشراء. تتضمن هذه الخطوة الحصول على السلع أو الخدمات من الموردين. بعد شراء السلع أو الخدمات، يجب على الشركة استلامها ومعالجتها. تتضمن هذه الخطوة تغليف البضائع أو معالجة الخدمات في شكلها النهائي. بعد استلام السلع أو الخدمات ومعالجتها، يجب أن تدفع الشركة لمورديها. تتضمن هذه الخطوة إصدار شيكات الرواتب أو إيداع المدفوعات في الحسابات. باتباع هذه الخطوات البسيطة، يمكن للشركات الاحتفاظ بسجلات دقيقة لمعاملاتها وتجنب أي مشاكل في المستقبل.

الخطوة 3: الشيكات

بعد مراجعة طلب الشراء، سيقوم رؤساء الأقسام أو مسؤولو المشتريات بعد ذلك بفحص المستندات للتأكد من توافقها مع خطاب الاعتماد. بمجرد امتثال المستندات، سيقومون بإصدار أمر دفع إلى البنك المصدر وتحصيل المدفوعات من البنك المرشح. أخيرًا، سيتم إضافة الدفعة إلى حساب المستورد في البنك المرشح.

الخطوة 4: القيود والتسويات اليومية

من أجل استكمال الدورة المحاسبية وإعداد البيانات المالية، يجب تسجيل القيود والتعديلات اليومية في دفتر اليومية. المجلة هي سجل لجميع المعاملات التي تتم داخل الشركة. يتم تسجيل المعاملات بترتيب زمني وتنقسم إلى فئتين – التعديلات والمدفوعات. تشمل التعديلات التغييرات في الأصول والخصوم وحقوق الملكية ويتم إجراؤها لتصحيح عدم الدقة في الحسابات. تتم المدفوعات من حساب إلى آخر لتسوية الديون أو الالتزامات.

كل عمل له إجراءاته الخاصة لتسجيل المعاملات في المجلة. ومع ذلك، فإن العملية العامة متشابهة. أولاً، يتم تسجيل المعاملات بترتيب زمني. بعد ذلك، يتم تحديد كل معاملة، بما في ذلك الحساب الذي تم اقتراض الأموال منه أو استلامها، والحساب الذي تم الدفع إليه، ومبلغ السداد. أخيرًا، يتم تسجيل المعاملة في المجلة.

تعتبر الإدخالات والتعديلات اليومية ضرورية لإعداد البيانات المالية. من خلال تسجيل هذه المعاملات في المجلة، يمكنك التأكد من أن عملك ينعكس بدقة في حساباتك وأن جميع الديون والالتزامات قد تمت تسويتها بشكل صحيح.

الخطوة 5: المجموعات الوثائقية

الدورة المستندية للمدفوعات هي عملية من خمس خطوات تبدأ بموافقة المشتري (المستورد) والبائع (المصدر) على شروط الدفع. في هذه المرحلة، سيصدر البنك المحول خطاب اعتماد للمصدر. سيمثل خطاب الاعتماد هذا الأموال المتاحة للدفع للمصدر بمجرد شحن البضائع. سيستخدم المصدر بعد ذلك خطاب الاعتماد هذا لدفع ثمن البضائع، وسيقوم المحصل بتحصيل الدفعة.

بعد شحن البضائع، سيصدر المجمع بوليصة شحن للمصدر. تؤكد بوليصة الشحن هذه أنه تم شحن البضائع وتسرد جميع المعلومات حول الشحنة، مثل اسم البائع ومعلومات الاتصال واسم المشتري ومعلومات الاتصال وكمية كل عنصر. سيستخدم المصدر بعد ذلك بوليصة الشحن هذه لتقديم مطالبة بالدفع إلى البنك الذي يتعامل معه. سيقوم البنك بتقييم ما إذا كانت المطالبة صحيحة أم لا، وإذا كان الأمر كذلك، فسيقوم بصرف الأموال للمصدر.

إذا كانت هناك أي مشاكل في الدفع أو إذا كانت لديك أي أسئلة حول الدورة المستندية للمدفوعات، فلا تتردد في الاتصال بالمصرف أو شركة التصدير التجارية. باتباع هذه الخطوات الخمس، يمكن لكل من المشترين والبائعين التأكد من أن المدفوعات تتم في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة.

الخطوة 6: مراقبة المخزون

في الخطوة 6 من الدورة المستندية للمدفوعات، سنراقب مستويات المخزون لدينا للتأكد من أننا لم ننتهي من مخزوننا أو قللنا من مخزونه. من خلال مراقبة مستويات المخزون لدينا، سنكون قادرين على إجراء تعديلات حسب الضرورة للتأكد من أننا مخزون دائمًا بالكمية المناسبة من المخزون.

الخطوة 7: استلام فواتير متعددة أو مدفوعات نقدية

الدورة المستندية للمدفوعات هي عملية من سبع خطوات تؤدي إلى استلام فواتير متعددة أو مدفوعات نقدية. في الخطوة الأولى، يرتب المستورد للبنك المصدر أن يفتح خطاب اعتماد من أجل استلام الدفعة. في الخطوة الثانية، يرسل البنك المُصدر فواتير متعددة أو مدفوعات نقدية إلى المستورد. في الخطوة الثالثة، يدفع المستورد الفواتير أو المدفوعات النقدية. في الخطوة الرابعة، يتلقى البنك المُصدر المدفوعات ويسجلها. في الخطوة الخامسة، يقوم المستورد بتحديث سجلاته وإغلاق خطاب الاعتماد. في الخطوة السادسة، يرسل البنك المُصدر تقريرًا نهائيًا إلى المستورد. في الخطوة السابعة، يقوم المستورد بمراجعة وتحديث سجلاته. باتباع هذه الخطوات، يمكن تحسين الدورة المستندية للمدفوعات ويمكن استلام المدفوعات بشكل أسرع.

الخطوة 8: وحدة دورة التدفق الوثائقي

في خطوتنا الثامنة من دورة التدفق الوثائقي، سنناقش الدورة المستندية للمدفوعات. تشمل هذه الدورة الخطوات المختلفة التي يجب أن تمر الدفعة من خلالها ليتم تسجيلها كحقيقة في السجلات المالية للمؤسسة. سوف نستكشف الأنواع المختلفة من الائتمان المستندي ومتى يجب استخدام كل منها، وسنناقش أيضًا تكلفة رأس المال لمخاطر الائتمان. بنهاية هذه الوحدة، ستكون قادرًا على فهم الدورة المستندية للمدفوعات بالكامل واستخدامها لإدارة المخاطر المالية الخاصة بك بشكل فعال.

الخطوة 9: خطابات الاعتماد

تعد الدورة المستندية للمدفوعات جزءًا مهمًا من عملية التجارة. من خلال إصداره، يتأكد المصدر من أن البنك المصدر سوف يقوم بالدفع للمصدر مقابل التجارة الدولية التي يتم إجراؤها. تبدأ هذه الدورة بتقديم طلب للحصول على خطاب اعتماد. قد يستغرق تطبيق خطاب الاعتماد ومعالجته عدة أيام، وبمجرد إصداره، يمكن للمصدر البدء في تلقي المدفوعات. تعتبر خطابات الاعتماد مهمة لأنها توفر للبائعين شكلاً من أشكال الضمان يدفع لهم المشترون مقابل منتجاتهم. وهي مفيدة أيضًا في حالة عدم وجود طريقة أخرى موثوقة لتأمين الدفع مقابل السلع أو الخدمات.