شرح الدورة المستندية للمخازن

ما هي الدورة المستندية للمخازن وما هي فوائدها؟ تُعد الدورة المستندية للمخازن من العمليات الإدارية الهامة التي يقوم بها أي مالك لمخزن، حيث تتمثل أهميتها في تحويل النقود إلى سلع أو خدمات. وعندما يتم تطبيق الدورة المستندية بشكل صحيح، تعمل على تحسين إنتاجية الشركة وقدرتها التنافسية وتحقيق الأرباح. تابعونا في هذا المقال للتعرف على تفاصيل الدورة المستندية للمخازن وفوائدها المذهلة.

I. مقدمة

تعريف الدورة المستندية للمخازن

تعد الدورة المستندية للمخازن عملية حيوية لتوثيق جميع الحركات الخاصة بالمخزونات، وتحويلها إلى مستندات رسمية. فهي طريقة لتوثيق الدورة المنتجية من المخزون، والتأكد من أن جميع الحركات الخاصة بالشراء والمبيعات والإيداعات والمنصرفات موثقة ومسجلة بشكل صحيح. يمكن استخدام الدورة المستندية للمخازن لتحليل النشاط وتحديد أداء الشركة فيما يتعلق بمخزونها، وهي أيضًا أسلوب لمراقبة التكاليف وتخفيض النفقات الزائدة. وكما يقول الخبراء، “لا يمكن السيطرة على ما لا يمكن قياسه، ولا يمكن قياس ما لا يمكن توثيقه”.

أهمية هذه الدورة في الشركات

يعتبر تطبيق الدورة المستندية للمخازن من الأمور الحيوية في الشركات، حيث تتيح لهم الحصول على البضائع المطلوبة والإدارة الفعالة للمخزون. بجعل جميع الحركات المتعلقة بالمخزون موثوقة ومدونة في سجلات دقيقة، يمكن للشركات تحديد ما تحتاجه ومتى يحتاجونه بكفاءة وفعالية. يمكن لتطبيق الدورة المستندية للمخازن أن يحدث تحسينات كبيرة في تدفق العمليات وأيضا في التحكم في التكاليف. “تسهيل المهام وتبسيط الإجراءات هي مزايا كبيرة ستحصل عليها عند تطبيق هذه الدورة في شركتك”، يقول أحد المتخصصين في إدارة الأعمال.

II. تعريف الخطوات الأساسية في الدورة المستندية للمخازن

دورة المنتجات في المخزون

دورة المنتجات في المخزون هي عملية حيوية يتم من خلالها تتبع جميع منتجات الشركة، بدءًا من مرحلة الشراء إلى المرحلة المتعلقة بتسليم البضائع إلى العملاء. وهي تتضمن أيضًا رصد جميع البيانات المتعلقة بكل منتج، مثل التكلفة، والتاريخ المتعلق بالتسليم والتسعير. يعتبر تطبيق دورة المنتجات في المخزون من الخطوات الأساسية المهمة للشركات الناجحة، حيث أنها تساعد الشركات على تحقيق الكفاءة الكاملة في التخزين والإنتاج وتحقيق الربحية المطلوبة بشكلٍ أفضل.

دورة المشتريات ودورة المبيعات

دورة المشتريات ودورة المبيعات تعتبران جزءا أساسيا من الدورة المستندية للمخازن، حيث ترتبط بجميع المراحل التي يتم فيها شراء المنتجات وتوريدها من المورّدين وكذلك مراحل بيعها للعملاء وتسليمها. وتلعب الدورة المستندية للمخازن دورا حاسما في تطبيق دورة المشتريات ودورة البيع، حيث تضمن توثيق جميع الحركات المرتبطة بالمنتجات من حيث الشراء والبيع وتخزينها بشكل سليم. بالإضافة إلى ذلك فإن تطبيق الدورة المستندية للمخازن يؤدي إلى زيادة الكفاءة والانتظام في إنهاء دورة المشتريات ودورة البيع، وبالتالي تحقيق الربحية والنجاح في الأعمال التجارية. كما أن استخدام برامج الحسابات المخصصة لدورة المشتريات ودورة المبيعات يلعب دورا كبيرا في تحقيق هذا الهدف، حيث يتيح التجربة عملية اتباع الخطوات في شكل مرتّب وبهيكل موحد لتفادي الأخطاء والتغييرات الزائدة في المشروع.

III. شرح المستندات التي توثق الدورة المستندية للمخازن

السندات التي توثق كل خطوة في دورة المخازن

تعتبر السندات من العناصر الأساسية التي توثق كل خطوة في دورة المخازن. وذلك لأنها تساعد في توثيق المصروفات والإيرادات الخاصة بالمنتجات في المخزن بصورة دقيقة. يتم إصدار العديد من السندات خلال دورة المخزون كسند الإستلام وسند التخزين وسند إخراج المنتجات من المخزن وسندات الفحص والجرد بالإضافة إلى سندات الصرف وسندات الإيرادات. ومن خلال توثيق كل هذه الخطوات يمكن للشركة الحفاظ على سجل دقيق لحركة المنتجات داخل المخزن وذلك يتيح لها التحكم في الكميات والتكاليف وتتبع أداء المخزن بشكل أفضل. على كل شركة تطبيق الدورة المستندية بشكل جيد لتحقيق أفضل النتائج في إدارة مخزونها.

– “السندات تعد جزءًا أساسيًا من دورة المخازن وتوثق حركات المنتجات بدقة.”
– “من خلال توثيق كل هذه الخطوات يمكن للشركة الحفاظ على سجل دقيق لحركة المنتجات داخل المخزن وذلك يتيح لها التحكم في الكميات والتكاليف.”
– “تطبيق الدورة المستندية بشكل جيد يتيح للشركة تحقيق أفضل النتائج في إدارة مخزونها.”

الحركات المتعلقة بالمخزن وغير ذات صلة بالجانب المالي

تتعلق الحركات المتعلقة بالمخزن بإدارة وتنظيم المخزون بشكل صحيح، مثل الحركات الداخلية ذات الصلة بالمخزون مثل تحويل البضائع بين المخازن أو تعديل المخزون، والحركات الخارجية المتعلقة بالمخزن والتي ليست لها صلة بالجانب المالي، مثل إجراء الجرد الدوري للمخزون وإصدار تقارير المخزون ومن المهم أن تتم متابعة هذه الحركات باستخدام السندات المناسبة لتوثيقها وتأمين البضائع وتحديد المخزون الحالي المتاح. كما يقول بول هاو، “إدارة المخزون بشكل فعال هي شيء يستطيع القيام به كل شخص، ويتمثل ذلك في القدرة على توقع الاحتياجات، والتعرف على البقايا والتخلص منها قبل أن تشكل تهديدًا للعملية بأكملها”.

IV. أنواع الدورة المستندية للمخازن

الدورة المستندية في الشركات الصغيرة

لا يختلف الأمر عند الأسطح بالنسبة للدورة المستندية للمخازن في الشركات الصغيرة، فالسيطرة على دورة المنتجات إلى ومن المخزون يتطلب دائمًا وجود معاملات وسندات مالية دقيقة ومدقّقة، سواء كانت صغيرة أو كبيرة. وعندما تكون الشركة صغيرة، فإنها أكثر اعتمادًا على دورة المخزون في تحقيق أرباح مالية قائمة، لذلك يجب تقديم العناية اللازمة للاحتفاظ بالسجلات المالية الخاصة بالمخزون، وتوثيق كل معاملة، وثبت كل خطوة في دورة المخازن منذ عملية الحصول على المنتجات حتى تسليمها للعميل. يؤكد “سكاي سوفت” أنَّ تطبيق الدورة المستندية للمخازن بشكل صحيح هي خطوة أساسية لنجاح الشركات الصغيرة.

الدورة المستندية في الشركات الكبيرة

تعد الدورة المستندية للمخازن أساسية في الشركات الكبيرة، حيث أنها تساعد في توثيق عملية إدارة المخزون بصورة دقيقة وشاملة. فبفضل السندات التي توثق كل خطوة في الدورة المستندية، يتم الحفاظ على تتبع حركة البضاعة والمنتجات بدقة، وضمان عدم فقدان أي بضاعة أو تلاعب في عملية الإدارة. كما أن الدورة المستندية تساعد في تحديد تكاليف المخزون وعمليات الشراء والتسويق، وذلك يساعد الشركة في اتخاذ القرارات الصائبة وتحقيق الأرباح المرجوة. فحتى الشركات الكبيرة تحتاج إلى الدورة المستندية للمخازن لضمان نجاحها واستمراريتها في السوق.

V. كيفية تطبيق الدورة المستندية للمخازن

الخطوات التي يجب اتباعها لتطبيق الدورة المستندية للمخازن بشكل صحيح

من الضروري عند استخدام الدورة المستندية للمخازن على مستوى الشركات اتباع الخطوات اللازمة لضمان تطبيقها بشكل صحيح. في البداية، يتعين على الشركة تحديد الإجراءات اللازمة لإدارة دورة المنتجات ودورة المشتريات والمبيعات في المخزن بصورة واضحة ودقيقة. من ثم، يجب إنشاء سجلات متعلقة بالحركات الخاصة بالمخزون والتي تشمل التحويلات الداخلية والخارجية والإفراج عن المواد، بحيث يتم توثيق كل تحرك والمعلومات ذات الصلة به. يتم تحديد المستندات المطلوبة والتي تشمل إشعارات الإنتاج وتحديد الكميات والأسعار وإشعارات الإشراف على الجمارك. وأخيراً، يجب التحقق من دقة المخرجات وتوثيقها بطريقة صحيحة.

يجب على الشركات الاستثمار في الدورة المستندية للمخازن وتوظيف الإجراءات الصحيحة في تطبيقها لتحسين أدائها وجعلها تنافسية في السوق. كما أنها تساعد الشركات على تخفيض التكاليف وتحسين العلاقات مع الموردين والعملاء. يجب أن تعتبر الدورة المستندية للمخازن أساسية في استراتيجية إدارة المخزون وتطوير العمليات التجارية لدعم نمو الشركات.

“تاداو هليل”، خبير العلاقات العامة في “الشركة السعيدة” يقول:

“يمثل تنفيذ الدورة المستندية للمخازن بشكل صحيح أحد أهم المفاتيح لنجاح الشركات. يساهم ذلك في تعزيز جودة الإنتاج والتحكم في التكاليف وتحسين العلاقات مع العملاء والموردين ، وهذا بدوره يؤدي إلى تعزيز المكانة التنافسية للشركة. لذلك يجب أن يعتبر الدور الصحيح لإدارة المخزون وتنفيذ الدورة المستندية للمخازن كجزء لا يتجزأ من استراتيجية إدارة الأعمال.”

VI. الاستنتاج

أهمية الدورة المستندية للمخازن في نجاح الشركات

تعتبر الدورة المستندية للمخازن من العمليات الضرورية في الشركات لأسباب عديدة، فهي توفر توثيقاً دقيقاً ومفصلاً لكل حركة تتم في المخزون. وبما أن المخزون هو أحد الأصول الرئيسية لأي شركة، فإن الدورة المستندية للمخازن تعتبر وسيلة فعالة للمحافظة على أموال الشركة وإدارتها بشكل أفضل. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للدورة المستندية للمخازن أن تؤدي إلى توفير الوقت والجهد وتقليل الأخطاء والتلاعب في المخزون. وتعتبر هذه العوامل الأساسية في نجاح الشركات، ولذلك تأتي أهمية الدورة المستندية للمخازن في المقدمة لتعزيز نجاح أي شركة. كما يقول الخبير في إدارة المخازن المعروف باتريك فورنز، “إذا لم تقيس، فلن تتمكن من التحسين”، وهذا ينطبق على دورة المستندية للمخازن التي تساعد على قياس وتحسين أداء المخزون والشركة بشكل عام.