الفاتورة الالكترونية للشركات

هل تبحث عن طرق لتبسيط عملية حسابات الدفع الخاصة بك؟ هل سئمت من إدخال البيانات يدويًا في برنامج المحاسبة الخاص بك؟ هل تريد زيادة الكفاءة والدقة في الفواتير؟ إذا أجبت بنعم على أي من هذه الأسئلة، فإن منشور المدونة هذا يناسبك! تعرف على كيفية مساعدة أنظمة الفواتير الإلكترونية للشركات في توفير الوقت والمال والجهد.

ما هي الفاتورة؟

الفاتورة الإلكترونية هي مستند رقمي (إلكتروني) يثبت معاملات بيع وشراء السلع والخدمات. يتم إنشاؤه عندما يتلقى المشتري البضائع أو الخدمات، ويرسل البائع الفاتورة. تساعد الفاتورة الإلكترونية في تبسيط المعاملات وتقليل الأعمال الورقية وتوفير الوقت.

الفوترة الإلكترونية هي عملية تستخدم تقنية المعلومات لإرسال الفواتير إلكترونيًا. هذا يوفر الوقت لكل من العمل والعميل. من خلال إرسال الفواتير إلكترونيًا، يمكن للشركات تقليل عدد الفواتير الورقية التي يتم إنتاجها وإرسالها، مما قد يؤدي إلى الهدر وعدم الكفاءة. بالإضافة إلى ذلك، تسمح الفواتير الإلكترونية للشركات بتتبع معلومات المعاملات بطريقة أكثر كفاءة. يمكن أن يساعد هذا الشركات على حل النزاعات أو الأخطاء بشكل أسرع. علاوة على ذلك، يمكن أن تساعد الفواتير الإلكترونية الشركات على أتمتة عملية الفوترة، مما يوفر الوقت والمال.

ما هي الفواتير الإلكترونية؟

الفواتير الإلكترونية هي عملية إرسال الفواتير إلكترونيًا بدلاً من الورقية. تتمتع هذه العملية بالعديد من الفوائد للشركات، بما في ذلك خفض التكاليف، وتبسيط سير العمل، وتحسين التدفق النقدي. بالإضافة إلى ذلك، تعتبر الفواتير الإلكترونية وثيقة مهمة لأي شخص يقوم بأعمال تجارية في عالم اليوم. فهي تساعد على تقليل الفوضى وتوفير الوقت، فضلاً عن تحسين التواصل بين الشركات وعملائها.

فوائد الفواتير الإلكترونية

هناك عدد من الأسباب المقنعة التي تجعل الشركات تبدأ في استخدام الفوترة الإلكترونية. أولاً وقبل كل شيء، يمكن أن يوفر لعملائك وقتًا ثمينًا. من خلال أتمتة عملية الفوترة والفواتير، يمكن للشركات تقليل الوقت المستغرق في معالجة المعاملات. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد الفواتير الإلكترونية أيضًا عملك على تعزيز أرباحه النهائية. من خلال أتمتة عملية الفوترة والفواتير، يمكن للشركات تقليل التكاليف المرتبطة بمعالجة المعاملات يدويًا. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد الفواتير الإلكترونية عملك على زيادة قدرته التنافسية التجارية الأوروبية. من خلال تقليل كمية الورق المستخدمة، يمكن أن تساعد الفواتير الإلكترونية في توفير تكاليف الشحن والموظفين. بالنظر إلى كل هذه الفوائد، من الواضح لماذا يجب على الشركات أن تبدأ في استخدام الفواتير الإلكترونية والفواتير في عملياتها اليومية.

أنواع الفواتير الإلكترونية

مع استمرار الشركات في التحرك نحو التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI)، من المهم فهم الأنواع المختلفة للفواتير الإلكترونية التي يمكن إنشاؤها. هناك ثلاثة أنواع رئيسية من الفواتير الإلكترونية: فواتير المبيعات وأوامر الشراء وفواتير العملاء. تعد كل من هذه الفواتير ضرورية للشركات الحديثة، حيث يمكنها تسريع عملية الفواتير والمدفوعات.

تُستخدم فواتير المبيعات لتوثيق عملية بيع ويتم إنشاؤها عادةً عند إصدار فاتورة للعميل مقابل سلع أو خدمات. تُستخدم أوامر الشراء عندما تقدم شركة ما طلبًا لسلع أو خدمات من شركة أخرى. تُستخدم فواتير العميل عندما تدفع الشركة لشخص ما مقابل سلع أو خدمات.

يمكن إنشاء كل هذه الفواتير الثلاثة تلقائيًا عن طريق المسح الضوئي والتعرف البصري على الأحرف (OCR). هذا يوفر الوقت ويضمن أن جميع الأعمال الورقية دقيقة وحديثة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن ربط الفواتير الإلكترونية مباشرةً بالأسئلة الشائعة أو معالجة الدفع لتسريع دفع الفواتير.

من خلال فهم الأنواع المختلفة للفواتير الإلكترونية، يمكن للشركات تبسيط عملية الفوترة وتحقيق دقة وكفاءة أفضل في معاملاتها.

تحالف مدفوعات الأعمال (BPC)

اليوم، أعلن الاحتياطي الفيدرالي وائتلاف مدفوعات الأعمال (BPC) أنهما يعملان معًا لقبول فواتير الشركات أو معالجتها. هذه الخطوة هي خطوة مهمة في تعزيز اعتماد أكبر للمدفوعات الإلكترونية، وستساعد الشركات من جميع الأنواع في الحصول على أموال بشكل أسرع وأكثر كفاءة.

تحالف مدفوعات الأعمال (BPC) هو مجموعة تطوعية من المنظمات والأفراد الذين يعملون معًا لتعزيز اعتماد أكبر للمدفوعات الإلكترونية. مهمتهم هي تسهيل حصول الشركات من جميع الأحجام على الأموال باستخدام أفضل تقنيات الدفع المتاحة. يفعلون ذلك من خلال توفير تعليم بلغة بسيطة حول أنواع الدفع المختلفة، وشرح فوائد المدفوعات الإلكترونية، وتوفير الموارد لمساعدة الشركات على البدء في الفواتير الإلكترونية.

من خلال الانضمام إلى تحالف المدفوعات التجارية، تساعد Basware في الترويج للفوترة الإلكترونية كخيار قابل للتطبيق للشركات من جميع الأحجام. نعتقد أن هذا سيسهل على الشركات جني الأموال بسرعة وكفاءة، مما سيؤدي إلى زيادة كفاءة الأعمال والنمو. بفضل BPC، يمكن الآن للشركات من جميع الأنواع الوصول إلى الموارد التي تحتاجها لإجراء مدفوعات B2B و B2G الفعالة والمتوافقة.

التسجيل الرقمي للفواتير المتداولة في الدولة

اعتبارًا من 1 أبريل 2017، يجب أن تكون جميع الفواتير المتداولة في الدولة مسجلة رقمياً ومصدقة. تم تنفيذ هذا النظام الجديد كجزء من الجهود المبذولة لتحسين شفافية الحكومة والحد من الفساد. لتحقيق هذا الهدف، يجب على جميع الشركات التسجيل في نظام الفواتير المصري والحصول على شهادة رقمية.

للتسجيل، ستحتاج إلى الحصول على شهادة رقمية من منتدى eInvoicing. بمجرد التسجيل، ستتمكن من إرسال فواتيرك إلكترونيًا. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون مسجلاً في نظام الفواتير المصري ولديك حساب صالح في المنتدى. يجب توقيع جميع الفواتير إلكترونيًا قبل تسليمها إلى الحكومة.

هذا النظام الجديد هو خطوة مهمة إلى الأمام لشفافية الحكومة والامتثال للمعايير الدولية. من خلال إرسال فواتيرك إلكترونيًا، ستسهل على الحكومة تتبع التكاليف والنفقات وإجراء الخصومات المناسبة أو المبالغ المستردة.

مستقبل الفواتير الإلكترونية

يبدو مستقبل معالجة الفواتير الإلكترونية للشركات مشرقًا. تتجه الحكومات والشركات الكبرى بشكل متزايد إلى أنظمة الفوترة الإلكترونية لتقليل التكاليف وتحسين الكفاءة. الشركات الصغيرة تلحق بالركب، وسيزداد الطلب على الفواتير الإلكترونية في المستقبل. فيما يلي العديد من الأسباب التي تجعل الفواتير الإلكترونية أكثر شيوعًا:

– تقليل الفواتير الورقية، على سبيل المثال، يساعد في تقليل مدفوعات الشيكات، والتي تكون مكلفة وعفا عليها الزمن وأكثر عرضة للاحتيال من المدفوعات الإلكترونية.
– تمهد المبادرات التي تقودها الحكومة الطريق لتغييرات أوسع، من خلال الانضمام الآن، ستكون الشركات مستعدة لأن الفواتير الإلكترونية أصبحت معيارًا.
– ستؤدي الضغوط التنافسية إلى زيادة سرعة معالجة الفواتير والتحليلات في جدول أعمال الأعمال.
– لا تقدم الفواتير بصيغة PDF الواجهة الأكثر سهولة في الاستخدام وليست قابلة للبحث مثل المستندات الإلكترونية. نتيجة لذلك، يمكن للشركات التي تتبنى أنظمة الفوترة الإلكترونية توفير الوقت والمال من خلال أتمتة عمليات معينة.

حتى الآن، جيد جدًا، ولكن ماذا عن المخاطر الأمنية التي تنطوي عليها الفواتير الإلكترونية؟

لحسن الحظ، تم تصميم معظم أنظمة الفوترة الإلكترونية مع مراعاة الأمان. يستخدمون تقنية التشفير لحماية بياناتك من الاعتراض، وبعضها يحتوي على ميزات منع الاحتيال. باختصار، الفواتير الإلكترونية آمنة ومأمونة عند إجرائها بشكل صحيح. ومع ذلك، من المهم دائمًا مراجعة الإجراءات الأمنية لأي نظام للفوترة الإلكترونية من أجل ضمان الحماية من التهديدات المحتملة.

بشكل عام، يبدو المستقبل مشرقًا لمعالجة الفواتير الإلكترونية للشركات. تتجه الحكومات والشركات الكبرى بشكل متزايد إلى أنظمة الفوترة الإلكترونية لتقليل التكاليف وتحسين الكفاءة. الشركات الصغيرة تلحق بالركب، وسيزداد الطلب على الفواتير الإلكترونية في المستقبل. لذلك إذا كنت تتطلع إلى المضي قدمًا في نظام الفواتير الإلكترونية، فهذا هو الوقت المناسب للبدء!

خاتمة

مع استمرار الشركات في تبني التحول الرقمي، من الضروري أن يكون لديها نظام فوترة إلكترونية آمن ومتوافق. في هذه المقالة، سنناقش فوائد استخدام نظام الفواتير الإلكترونية ونقدم دراسة حالة عن كيفية استخدامه من قبل مجموعة Hahle Group.

أولاً وقبل كل شيء، توفر الفواتير الإلكترونية منصة واحدة لإدارة جميع المعلومات والعمليات المتعلقة بالحسابات الدائنة. هذا يسهل على مستخدمي الأعمال الوصول إلى جميع حسابات القبض الخاصة بهم ومزامنتها وإدارتها في موقع مركزي. بالإضافة إلى ذلك، يمكن إنشاء الفواتير الإلكترونية تلقائيًا وإرسالها إلى الدائنين والموردين والأطراف الأخرى ذات الصلة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام الفواتير الإلكترونية لفرض الالتزامات الضريبية وتتبع تقدم المعاملات. باستخدام نظام الفواتير الإلكترونية، يمكن للشركات التأكد من امتثالها لجميع اللوائح الحالية وقادرة على تتبع التقدم المحرز نحو تحقيق أهدافها.

وبالتالي، تعد الفواتير الإلكترونية أداة حيوية للشركات التي تتطلع إلى احتضان التحول الرقمي. من خلال تطبيق نظام فواتير إلكترونية فعال، يمكن للشركات أن تكتسب ميزة تنافسية على منافسيها.