دليل استخدام برنامج الأفضل ERP

تتيح الشاشة إنشاء وتوصيف مستودعات الشركة وتحديد أمين المستودع، العنوان، ورقم الهاتف، وربط كل مخزن بفرع أو مركز تكلفة مستقل.

الشكل 10.1: شاشة تعريف المخازن وتعيين أمناء المستودعات ومواقع الفروع

أنواع المخازن المقترحة في بيئة العمل:

• المخزن الرئيسي (Main Warehouse): المستودع المركزي الذي يستقبل توريدات الموردين وشحنات الاستيراد الضخمة.
• مخازن المعارض ونقاط البيع (Showroom / POS Stock): مخازن الفروع التي يتم البيع منها للجمهور مباشرة.
• مخازن سيارات التوزيع (Van Sales Stock): مخازن متنقلة مخصصة لكل مندوب مبيعات لتسجيل عهدته وتفريغ مبيعاته الميدانية.
• مخزن التوالف والهالك (Damaged Goods Stock): مخزن معزول تُحوّل إليه البضائع التالفة أو منتهية الصلاحية لحين إعدامها دفترياً.

السند المعتمد لتسجيل دخول البضاعة فعلياً إلى المستودع. يتم إثبات الكميات الواردة، ورقم الشحنة، وتاريخ الصلاحية، والمخزن المستلم.

الشكل 10.2: شاشة إذن استلام بضاعة لتوريد الكميات للمستودعات وربطها بالموردين

أثر إذن الاستلام في النظام:

• الأثر المخزني: زيادة فورية في رصيد الصنف بالمخزن المستلم بالكمية المحددة.
• إعادة احتساب متوسط التكلفة: إذا كان سعر الشراء يختلف عن التكلفة السابقة، يقوم النظام تلقائياً بتحديث المتوسط المرجح للصنف.
• الربط مع المشتريات: يمكن تحويل إذن الاستلام مباشرة إلى فاتورة مشتريات معتمدة دون الحاجة لإعادة كتابة الأصناف مرة أخرى.

وثيقة المناقلة الرسمية لنقل البضائع بين المستودعات والفروع دون التأثير على حسابات الأرباح والخسائر؛ حيث تقتصر الحركة على النقل الداخلي للأصول المتداولة.

الشكل 10.3: شاشة إذن التحويل بين المخازن لنقل البضائع بين الفروع بدقة رقابية تامة

آلية عمل التحويل المخزني:

1. تحديد المخزن المحول منه (المصدر) والمخزن المحول إليه (الوجهة).
2. إدراج الأصناف والكميات المحولة بالوحدة الصغرى أو الكبرى.
3. يتحقق النظام آلياً من كفاية الرصيد في المخزن المصدر لمنع التحويل بالسالب.
4. عند الحفظ، يقوم النظام بخصم الكميات من المخزن المصدر وإضافتها فورياً للمخزن الوجهة بنفس سعر التكلفة المرجح.

أداة التدقيق والرقابة الحاسمة لمطابقة الأرصدة الواقعية على أرفف المستودع مع الأرصدة المسجلة دفترياً داخل النظام المحاسبي.

الشكل 10.4: شاشة جرد المستودعات ومقارنة الرصيد الفعلي بالرصيد الدفتري

خطوات المعالجة الجردية في برنامج الأفضل:

1. اختيار المخزن المراد جرده: يمكن جرد المستودع بالكامل أو جرد مجموعة أصناف محددة (جرد دوري مستمر).
2. توليد قائمة الجرد: يقوم النظام بجلب كافة الأصناف مع رصيدها الدفتري الحالي.
3. إدخال الجرد الفعلي: يقوم فريق الجرد بتدوين الكميات المحصورة فعلياً في عمود (الكمية الفعلية).
4. احتساب الفروقات آلياً: يظهر عمود الفرق الكمي والقيمة المالية للفرق (سواء كان عجزاً بالسالب أو فائضاً بالموجب).
5. اعتماد التسوية الجردية: بضغطة زر، يولد النظام قيود التسوية المخزنية آلياً لضبط الرصيد الدفتري ليطابق الفعلي تماماً، وتوجيه فروق الجرد لحساب [أرباح/خسائر فروق الجرد].

شاشة استثنائية متوافقة مع معايير المحاسبة الدولية (IAS 2 - تقييم المخزون بالتكلفة أو صافي القيمة القابلة للتحقق أيهما أقل). تتيح تعديل أسعار التكلفة للكميات الراكدة أو تمديد/تعديل تواريخ الصلاحية وفق ضوابط إدارية معتمدة.

الشكل 10.5: شاشة F128 لإعادة تقييم أسعار تكلفة المخزون وتعديل تواريخ الصلاحية

يوفر النظام نماذج طباعية غاية في الدقة والوضوح لتوثيق الحركات اليومية وإدارة المستودعات:

1. سند إذن استلام بضاعة مطبوع

الشكل 10.6: نموذج سند إذن استلام بضاعة للمستودع مع التوقيعات الرسمية

2. سند إذن التحويل بين المخازن

الشكل 10.7: نموذج سند إذن المناقلة بين المستودعات مع توقيع المسلّم والمستلم

3. تقرير حركة صنف تفصيلي (كارت الصنف المخزني)

السجل التاريخي الكامل للصنف: رصيد البداية، كل عملية وارد، كل عملية منصرف، أرقام الفواتير والأذون، وتطور الرصيد لحظة بلحظة.

الشكل 10.8: تقرير كارت حركة الصنف التفصيلي لتدقيق التوريد والصرف والرصيد المتراكم