دليل استخدام برنامج الأفضل ERP

تحديد تاريخ بدء وانتهاء العام المالي، وإمكانية إقفال الشهور السابقة لمنع أي تعديل أو حذف في القيود المرحلة لحماية التدقيق الخارجي.

الشكل 13.1: شاشة تعريف السنة المالية وتحديد الفترات المحاسبية وتواريخ البدء والإقفال

يتميز برنامج الأفضل بشجرة حسابات هرمية مرنة متعددة المستويات، مصنفة وفق المعايير المحاسبية إلى:

• 1. الأصول (Assets): أصول متداولة (خزائن، بنوك، عملاء، مخزون) وأصول غير متداولة (أصول ثابتة).
• 2. الالتزامات والخصوم (Liabilities): التزامات متداولة (موردين، أوراق دفع، ضريبة القيمة المضافة المستحقة) وغير متداولة.
• 3. حقوق الملكية (Equity): رأس المال، الأرباح المبقاة، والاحتياطيات القانونية.
• 4. الإيرادات (Revenue): إيرادات المبيعات، إيرادات الخدمات، والأرباح الأخرى.
• 5. المصروفات والتكاليف (Expenses): تكلفة البضاعة المباعة، والمصروفات الإدارية والعمومية.

الشكل 13.2: شاشة تعريف الحسابات العامة ضمن دليل الحسابات الموحد

الشكل 13.3: شاشة تعريف بنود المصروفات العمومية والتشغيلية

الشكل 13.4: شاشة تعريف الحسابات البنكية ورقم الآيبان IBAN

الشكل 13.5: شاشة تعريف الخزائن والصناديق النقدية وعهد الفروع

قيد بداية النشاط؛ يتم من خلاله إدخال أرصدة الحسابات المدينة والدائنة المأخوذة من ميزانية العام الماضي لضمان توازن ميزان الافتتاح التام.

الشكل 13.6: شاشة إدخال وموازنة الأرصدة الافتتاحية (إجمالي المدين = إجمالي الدائن)

منظومة متقدمة للأصول الرأسمالية: تسجيل كرت الأصل (تاريخ الشراء، التكلفة التاريخية، العمر الإنتاجي بالسنوات، وقيمة الخردة المقدرة).

الشكل 13.7: شاشة تعريف الأصل الثابت وتحديد نسبة وطريقة الإهلاك وقيمة الخردة

وفي نهاية كل فترة مالية، تتيح شاشة إهلاك الأصول الثابتة حساب قسط الإهلاك الدوري بضغطة زر وتوليد القيد المحاسبي آلياً:

الشكل 13.8: شاشة حساب وإثبات قيود إهلاك الأصول الثابتة الدورية F033

أداة المحاسبة الإدارية لمتابعة أرباح ومصروفات كل فرع، مشروع، سيارة، أو خط إنتاج على حدة لمعرفة المركز الأكثر ربحية وترشيد النفقات.

الشكل 13.9: شاشة شجرة مراكز التكلفة وتوزيع النفقات والإيرادات تحليلياً

السندات الورقية والمالية الرسمية لضبط التدفقات النقدية المباشرة في الصناديق والبنوك:

سند استلام نقدية (F044)

تحصيل مبالغ نقدية من العملاء أو إيرادات تأجير أو تمويل؛ يزيد من رصيد الصندوق ويخفض مديونية العميل.

الشكل 13.10: شاشة سند استلام نقدية F044 مع الطباعة الفورية لإيصال القبض

سند صرف نقدية (F043)

سداد نقدية لمورد، مصروفات تشغيلية، رواتب، أو فواتير خدمات؛ يخفض رصيد الصندوق ويثبت سداد المصروف.

الشكل 13.11: شاشة سند صرف نقدية F043 مع توقيعات الصرف والاعتماد

الشاشة المخصصة للمحاسبين لإجراء قيود التسوية الجردية، القيود المركبة متعددة الأطراف، إثبات الرواتب والأجور، والمناقلات بين الحسابات البنكية.

الشكل 13.12: شاشة القيود اليدوية F034 (التحويل بين الحسابات) واشتراط توازن القيد التام قبل الحفظ

دورة متكاملة لمتابعة الأوراق التجارية وحمايتها من السقوط أو التأخير:

أوراق القبض (الشيكات الواردة من العملاء):

تسجيل بيانات الشيك، تاريخ استحقاقه، ورقم الشيك والبنك المسحوب عليه لحين إيداعه وتحصيله في الحساب البنكي.

الشكل 13.13: شاشة تسجيل أوراق القبض وحفظ صورة الشيك الضوئية

الشكل 13.14: شاشة تحصيل وتسديد أوراق القبض بالبنك أو إثبات الرجوع

أوراق الدفع (الشيكات الصادرة للموردين):

جدولة الشيكات المحررة للغير ومتابعة تواريخ الخصم من الرصيد البنكي عند الصرف لتفادي الشيكات المرتجعة.

الشكل 13.15: شاشة تسجيل أوراق الدفع الصادرة للموردين

الشكل 13.16: شاشة سداد وخصم أوراق الدفع من الحساب البنكي

إثبات الدفعات المقدمة والمبالغ المستلمة من العملاء كعربون حجز بضاعة أو دفعة تعاقد لمشروع، مع تخصيصها وخصمها آلياً من إجمالي فاتورة البيع النهائية عند التسليم.

الشكل 13.17: شاشة دفعات حجز العملاء F035 لتسجيل العربون وربطه بحساب العميل

يتيح نظام الأفضل استخراج أكثر من 42 تقريراً مالياً معتمداً قابلاً للطباعة والتصدير لـ Excel وPDF:

1. كشف حساب فردي تفصيلي للعملاء والموردين

الشكل 13.18: نموذج كشف الحساب التفصيلي مع الرصيد السابق وحركات المدين والدائن والرصيد التراكمي

2. كشف حساب فردي تفصيلي (نموذج ب)

التقرير المالي التفصيلي للتحقق من مطابقة الحسابات وتدقيق كافة الحركات والفواتير مع بيان الرصيد التراكمي.

الشكل 13.19: كشف حساب فردي تفصيلي (نموذج ب) لتدقيق الحركات المالية والرصيد التراكمي