دليل استخدام البرنامج

إدخال بيانات الشركة :
يمكنك من خلال هذه الشاشة إضافة بيانات الشركة حيث يمكنك اضافة اسم الشركة ، العنوان ، ورقم التليفون ، والفاكس ، بالاضافة الى تحديد العملة التى يتم التعامل بها كما يمكنك تحديد نوع الطابعة المستخدمة اذا كانت طابعة A4 أو طابعة الكاشير POS . وبالاضافة الى ذلك يمكنك إضافة شعار شركتك . وكل هذه البيانات ستظهر فى كل التقارير الصادرة من البرنامج من تقارير المبيعات والمخازن والمشريات ... الخ . ويمكنك اضافة ما يعرف بسياسة الضمان أو سياسة حماية المستهلك والتى يتم طباعتها بفواتير الكاشير. ثم قم بالضغط على زر حفظ لحفظ التعديلات.



ادخال بيانات العملاء :

من المهم تعريف العملاء الدائمين للشركة وخصوصاً العملاء الاجل حيث عند تعريف العميل يقوم البرنامج بانشاء كشف حساب لهذا العميل وللقيام بهذا الاجراء يمكنك فتح قائمة المبيعات ونختر منه تعريف عميل أو الضغط على اداة العملاء من شريط ادوات الرئيسية .

ستظهر لك شاشة تعريف العملاء وتستخدم فى تعريف عملاء الشركة وملء البيانات الخاصة بهم فى حالة ان يكون للشركة عملاء دائمين أما العميل النقدى فيسمى بالبرنامج بالعميل اليومى وهو العميل النقدى . ويمكنك ايقاف التعامل مع العميل بالضغط على زر ايقاف ويمكنك اعادة التعامل معه بعد ذلك بالضغط على زر تنشيط ويمكنك حذفه نهائياً عن طريق الضغط على زر حذف. ويمكنك تعريف الموقع الجغرافى لكل مورد من خلال قاعدة بيانات مرتبطة بخرائط جوجل، وايضاً تحديد التسعير الافتراضى للعميل والخصم الافتراضى والحد الائتمانى والبريد الالكترونى.ومندوب البيع المرتبط بهذا العميل والذى يتعامل معه فى حالة التوزيع الخارجى والبيع المباشر من خلال مندوبين التوزيع او البيع اذا كان مندوب واحد فقط يتعامل مع هذا العميل ويمكنك ادخال اشخاص الاتصال بهذا العميل كمندوبين شراء للعميل نفسه ، كما يمكنك ادخال رقم السجل التجارى والرقم الضريبى ورقم تسجيل القيمة المضافة VAT .

ملاحظة :
اذا كان العميل مورداً فى نفس الوقت فعليك بتنشيط الاختيار " اضافة للموردين " مع العلم ان سيكون له كشف حساب واحد فقط فاذا قمت بتعريفه فى شاشة العملاء سيكون اسم الحساب مندرج تحت حسابات اجل عملاء وسيتم ترحيل عمليات الشراء فى الحركة الدائنة لكشف الحساب.


ملاحظة :
يمكنك تقسيم العملاء الى مجموعات فيمكنك تقسيمها الى عملاء قطاعى ، عملاء جملة ، عملاء مميزين . أو على حسب المنطقة الجغرافية او على حسب مندوب معين فى حالة انشطة التوزيع . أو اى تقسيم يتناسب مع نشاطكم وهى مفيدة فى البحث عن حسابات العملاء ومعرفة الموقف المالى لكل مجموعة على حدة حيث يمكنك عرض تقرير بكشف حساب خاص بعملاء الجملة . وايضا عرض تقرير حركة العملاء والمسحوبات فى فترة معينة.


ادخال بيانات الموردين:
تتم عمليات الشراء بالبرنامج على حساب مورد معين فلابد قبل ان نقوم بتسجيل فواتير الشراء بالبرنامج ان نقوم اولاً بتعريف الموردين ويتم ذلك بفتح قائمة المشتريات ونختر منها تعريف مورد أو بالضغط على اداة الموردين من شريط الادوات الرئيسية كما بالشكل التالى :




ستظهر لنا شاشة تعريف الموردين وتستخدم فى تعريف الموردين المسئولين عن توريد الاصناف حيث يمكنك تسجيل البيانات الخاصة بهم سواء ان كانوا افراد أو شركات وتسجيل بيانات جهات الاتصال من مندوبين او موزعين التابعين لهذه الشركة أو الفرد . ثم بعد ذلك يمكنك تحديد الاصناف التى يقوم هؤلاء الموردين بتوريدها باختيارها اما بالكود أو بالاسم شرط ان تكون موجودة بقاعدة البيانات وهذه الخطوة اختيارية يمكن تجاهلها وبعد الانتهاء من تعريف المورد نضغط على زر حفظ .
ملاحظة : يمكنك تقسيم الموردين الى مجموعات ايضاً مثل العملاء حيث يفيد تقسيم الموردين الى مجموعات لتسهيل عملية الحصول على معلومات وتقارير خاصة بمجموعة موردين معينة . فيمكنكم تقسيمهم على حسب الاصناف التى يقوموا بتوريدها . أو على حسب حجم التعاملات الى A,B,C وهكذا ...



تعريف الخدمات :
يمكنك فى برنامج الافضل المحاسبى ان تضيف الخدمات المرتبطة بنشاط الشركة كخدمات الصيانة والدعم الفنى واشتراكات الخدمات المختلفة مثل خدمات الانترنت والتوصيل الى المنازل حيث ان هذه الخدمات لها شاشة خاصة بها يمكنك تعريف الخدمة باعطاء كود لها واسم وتحديد مجموعة الاصناف المرتبطة بها . ويمكنك اضافة الضريبة الخاصة بها .