دليل استخدام البرنامج

تعريف عميل

من المهم تعريف العملاء الدائمين للشركة وخصوصاً العملاء الاجل حيث عند تعريف العميل يقوم البرنامج بانشاء كشف حساب لهذا العميل وللقيام بهذا الاجراء يمكنك فتح قائمة المبيعات ونختر منها " تعريف عميل " أو الضغط على اداة " العملاء " من شريط ادوات الرئيسية.

ستظهر لك شاشة " تعريف العملاء " وتستخدم فى تعريف عملاء الشركة وملء البيانات الخاصة بهم فى حالة ان يكون للشركة عملاء دائمين أما العميل النقدى فيسمى بالبرنامج بالعميل اليومى وهو العميل النقدى . ويمكنك ايقاف التعامل مع العميل بالضغط على زر "ايقاف" ويمكنك اعادة التعامل معه بعد ذلك بالضغط على زر "تنشيط" ويمكنك حذفه نهائياً عن طريق الضغط على زر "حذف". ويمكنك تعريف الموقع الجغرافى لكل مورد من خلال قاعدة بيانات مرتبطة بخرائط جوجل، وايضاً تحديد التسعير الافتراضى للعميل والخصم الافتراضى والحد الائتمانى والبريد الالكترونى ومندوب البيع المرتبط بهذا العميل والذى يتعامل معه فى حالة التوزيع الخارجى والبيع المباشر من خلال مناديب التوزيع او البيع اذا كان مندوب واحد فقط يتعامل مع هذا العميل ويمكنك ادخال اشخاص الاتصال بهذا العميل كمناديب شراء للعميل نفسه ، كما يمكنك ادخال رقم السجل التجارى والرقم الضريبى ورقم تسجيل القيمة المضافة VAT.

ملاحظة :
اذا كان العميل مورداً فى نفس الوقت فعليك بتنشيط الاختيار " اضافة للموردين " مع العلم ان سيكون له كشف حساب واحد فقط فاذا قمت بتعريفه فى شاشة العملاء سيكون اسم الحساب مندرج تحت حسابات اجل عملاء وسيتم ترحيل عمليات الشراء فى الحركة الدائنة لكشف الحساب.
مجموعات العملاء
يمكنك تقسيم العملاء الى مجموعات فيمكنك تقسيمها الى عملاء قطاعى ، عملاء جملة ، عملاء مميزين . أو على حسب المنطقة الجغرافية او على حسب مندوب معين فى حالة انشطة التوزيع . أو اى تقسيم يتناسب مع نشاطكم وهى مفيدة فى البحث عن حسابات العملاء ومعرفة الموقف المالى لكل مجموعة على حدة حيث يمكنك عرض تقرير بكشف حساب خاص بعملاء الجملة . وايضا عرض تقرير حركة العملاء والمسحوبات فى فترة معينة.
مندوبين البيع
يمكنك إضافة مندوبين البيع وملء بيناتهم فى قاعدة البيانات حتى يمكنك التحكم فى اختيار مندوب البيع والذى يقوم بعملية البيع عند بيع الاصناف من خلال شاشة فاتورة البيع . وهذا مهم ايضاً فى حالة رغبتك فى ان يكون لديك تقرير شامل عن نشاط مندوبين البيع لديك فيمكنك من خلاله تقييم ادائهم بناءاً على هذا التقرير.

وفى بعض الاحيان قد يكون المندوب مستخدم فى نفس الوقت له حق الوصول لصلاحيات محددة بقاعدة بيانات البرنامج مثل اصدار فواتير بيع مباشرة للعملاء ولعمل ذلك يتم ربط المندوب بحساب مستخدم على قاعدة البيانات حتى يسمح له البرنامج للتعامل مع البرنامج واصدار فواتير مباشرة من خلاله وهذا سيفيد مناديب التوزيع فى الانشطة التى تعتمد على توزيع منتجاتها خارجياً فبدل من ان يتم تسجيل فواتير البيع عن طريق المناديب ورقياً يتم تسجيله باستخدام جهاز Hand held أو جهاز لابتوب مباشرة من خلال قاعدة بيانات البرنامج شرط ان يكون هناك اتصال مباشر بالانترنت واستضافة قاعدة البيانات على سيرفر خارجى من خلال خدمة ربط الفروع المتوفرة مع برنامج الافضل .
عرض أسعار أصناف
فى حالة اذا كنا نريد عمل عرض اسعار لعميل أو لهيئة أو مؤسسة فاننا يمكن عمل ذلك من خلال عرض اسعار اصناف حيث يمكنك اضافة الاصناف الى عرض الاسعار ويمكنك طباعته . وبعد ذلك يمكنك استدعاء هذا العرض فى فاتورة البيع فيتم اضافة الاصناف التى يحتويها تلقائياً الى فاتورة البيع . مع ملاحظة ان عرض الاسعار غير مرتبط بالمخازن والخزائن حيث عند تنفيذ عرض الاسعار فان ذلك لا يؤثر على المخزون بالمخازن ولا يؤثر ايضاً على يومية الخزينة .
أمر البيع
يستخدم أمر البيع فى حالة إعطاء قسم المبيعات بالشركة أمر ببيع مجموعة من الاصناف من المخزن الرئيسى مثلاً قبل عمل فاتورة البيع وبعد عملية تسليم الاصناف الموجودة بأمر البيع الى العميل فتتم اضافة الاصناف الموجودة بأمر البيع الى فاتورة البيع ومن ثم اخراج فاتورة البيع بها.
أمر بيع خدمات
أمر البيع هو بمثابة أمر للقسم المختص فى الشركة لتنفيذ الخدمات المطلوبة مثل اعطاء امر بيع لخدمات تركيب اجهزة تكييف لقسم الصيانة والتركيبات بالشركة .
فاتورة بيع خدمات:
كما تكلمنا من قبل عن الخدمات وكيفية تعريفها فى البرنامج وقد تعرفنا من قبل على أن الخدمات هى عبارة عن الأنشطة التى لا تتعامل مع الاصناف التى لها مخزون مثل خدمات الصيانة والتركيبات والشحن وبيع المنتجات المصنعة كالحلويات والوجبات بالمطاعم .... الخ.

وهنا سنتكلم عن كيفية عمل فاتورة محاسبية للخدمات والانشطة التى ليس لها مخزون وسيتم ذلك عن طريق ما يعرف بأسم فاتورة خدمات والموجودة بقائمة مبيعات.

فيمكنك تحديد اسم العميل ومن ثم تحديد الموظف الذى يقوم بعمل هذه الخدمة فى خانة مندوب البيع ويمكنك تحديد تاريخ للفاتورة. ثم بعد ذلك تحدد أسم الخدمة المقدمة وسعر البيع والكمية ثم تقوم بالضغط على زر اضافة فيتم انزال بيانات الخدمة الى الفاتورة وبعد اتمام عملية تحديد الخدمات يمكنك اضافة ضريبة الى هذه الخدمة ويمكنك ايضاً تحديد نسبة خصم على سعر الخدمة ويمكنك اضافة مصاريف اخرى أيضاً على هذه الخدمة مثل اضافة عمولة أو بقشيش الخ..... ، واذا كانت الفاتورة معفاة من الضرائب فيمكنك تحديد الاختيار " معفاة من الضريبة فى الجزء الايسر السفلى من الفاتورة ، بعد الانتهاء من استيفاء البيانات المطلوبة نقوم بالضغط على زر تنفيذ ومن ثم سيتم تنفيذ الفاتورة ويمكنك طباعة الفاتورة باستخدام طابعة A4 أو طابعة الكاشير.

مرتجع بيع خدمات :

يمكنك ايضاً عمل مرتجع لفاتورة بيع خدمات وهى شبيهة بمرتجع فاتورة البيع وتكون بنفس الكيفية حيث نجد انها مقسمة الى جزئين جزء خاص ببيانات فاتورة الخدمات والجزء الاخر خاص ببيانات فاتورة المرتجع. ولاجراء عملية المرتجع لخدمة مباعة قم بإدخال فاتورة الخدمات ثم اضغط على سجل الخدمة المراد ارجاعها ضغطة مزدوجة بالماوس ومن ثم ستجد انه قد تم انزالها فى الجزء الخاص بفاتورة المرتجع. ثم حدد الكمية المرتجعة .

ويمكنك طباعة مرتجع فاتورة البيع من خلال الضغط على مربع الاختيار " طباعة " .ثم اضغط على زر تنفيذ أو F5 من لوحة المفاتيح. ويمكنك عمل مرتجع جديد عن طريق الضغط على زر "جديد".

شاشة الاستعلام عن السعر
هى شاشة تستخدم فى عرض الاسعار للعملاء فى بعض المتاجر مثل الهايبر ماركت والتى ي حتاج فيها العميل لمعرفة بعض اسعار المنتجات اثناء عملية التسوق داخل المتجر فتوفر له هذه الشاشة امكانية قراءة باركود المنتج من خلال قارئ الباركود المعلق فتظهر له بيانات الصنف كما هو موضح بالشكل التالى. ولكى نقوم باستخدام هذه الخاصية يجب ان يكون لها جهاز مستقل ويتم وضعه فى مكان مناسب بالمتجر وبالطبع سيتم ربط هذا الجهاز بالجهاز الرئيسى " السيرفر " الذى يحتوى على قاعدة البيانات .